Под продуктивностью обычно понимают отлично выполненную работу, успешное достижение цели по поставленной задаче. Но в современном мире, где преобладает суета, где требуют выполнения десятки дел одновременно, трудно сконцентрировать внимание на одной выполняемой задаче, а иначе хороший результат получить затруднительно. И тут начинается борьба за скорость выполнения, чтобы успеть сделать все намеченное, и избежать многозадачности. Высокий ритм выполнения задач легко может нарушить любой пустяк, и даже ваша собственная мысль, родившаяся в вашей голове. Вернуться после этого в прежний ритм очень трудно. Какие же мысли могут сбить с рабочего ритма и понизить эффективность работы?

Я не смогу это выполнить

Иногда люди тратят весь день на чтение писем, но к вечеру становится ясно, что намеченные дела не выполнены, и день прошел почти впустую. Причина ситуации очевидна – люди просто выполняют мелкие дела, оставляя важные и нужные «на потом». В результате человек был занят весь день, но эффективности нет. Просто выполненные за день задачи не требовали такого большого к ним внимания, либо могли быть переданы соответствующим исполнителям. А действительно важные дела остались в стороне. Почему? Скорее всего, потому что требуют длительного времени, внимания, сосредоточенности и ответственности. Люди в глубине души считают, что им может не хватить знаний, или времени, или опыта, ими владеет неуверенность.

Я способен выполнить несколько задач одновременно

К сожалению, человек не способен эффективно справиться с несколькими задачами сразу. При параллельном выполнении нескольких дел люди совершают большое количество ошибок, упускают важные детали, и тратят намного больше времени на ненужную информацию. Время вы, скорее всего, сэкономите, но вот результат выполненных дел вряд ли будет хотя бы приемлемым. Последовательное выполнение задач с сосредоточением внимания на выполняемой на данный момент задаче займет не настолько больше времени, насколько вам кажется, потому что вы сможете сконцентрироваться, вычленить самое важное и уделить мелочам внимание не больше того, которое они действительно требуют.

Обойдусь без обеда

В стремлении успеть побольше сделать за день и вернуться домой не очень поздно, многие лишают себя обеденного перерыва, лишь бы сэкономить время. И совершенно напрасно! Обед – это не только поддержание вашего организма своевременным питанием, обеденный перерыв – это и отдых, необходимый напряженному мозгу. Не отдохнув, вы не сможете продолжать работу в прежнем, взятом с утра ритме, ваше внимание начнет разбрасываться, глаз «замылиться» и в результате вы затратите больше времени, чем затратили бы, отдохнув.

Нужно ли расписание?

Многие люди не любят различных расписаний, to-do листов, списков дел на текущий день. Им кажется, что подобными регламентами они ставят себе жесткие рамки, лишают себя свободы, и это подобие клетки (по их мнению) в результате мешает плодотворно работать. На самом деле это совсем не так. Расписание может оказаться очень полезным помощником, оно может напомнить о необходимом деле, о котором в суматохе дня можно забыть, наглядность поможет разбить дела на важные и второстепенные, а вам будет легче сосредоточиться на самом важном.

Я все всегда помню

Если вы по каким-то причинам не любите памятных записей о необходимых делах, то вам волей-неволей необходимо все это держать в голове. В результате сосредоточенность на текущем выполняемом деле окажется значительно ниже, чем могла бы быть, соответственно, и результат будет отличаться в худшую сторону. Помогите своему мозгу, запишите дела на бумажке или в ежедневнике, и дайте ему (мозгу) продуктивно работать. Поверьте, ваши записи ни у кого не вызовут недоуменных взглядов, напротив, эта обычная практика говорит об аккуратности и ответственности.

Я только e-mail проверю…

Не обманывайте себя! Зайдя в интернет проверить почту, вы увидите интересную новость на главной, в ней ссылку на источник или на свидетельства очевидцев, перейдете по ссылке, потом увидите, что пришло сообщение…. А потом убедитесь, что прошло уже два с лишним часа. Вспомните, как незаметно летит время, когда вы находитесь на любимых ресурсах в сети. Занимаясь делом, отдайте ему все внимание, максимально исключив все сигналы и оповещения, которые могут вас отвлечь. Даже телефон желательно выключить. Прокрастинация — не наш путь!

Сегодня буду делать всю важную работу

Вполне неплохая мысль, и намерение тоже хорошее – справиться с важными делами в первую очередь, оставив мелкие на последующие дни. Есть только одно «но» в этом намерении. Важные дела могут быть настолько важными, что сил на сосредоточенность, внимание и старание не упустить важных деталей до конца дня может просто не хватить. И тогда эффективность будет снижена. Есть и ещё один фактор, который следует учесть: каждый организм функционирует по собственным биоритмам, есть «совы», есть «жаворонки»», кто-то эффективен с утра, кто-то, напротив, к вечеру. Вы же наверняка знаете часы своей наибольшей активности, вот на них и ориентируйте выполнение наиболее важных дел. А менее продуктивные часы посвятите делам, не требующим большой концентрации внимания.

Я все сделаю на ходу

Есть категория людей, в буквальном смысле пытающихся сделать многие дела «на ходу». На ходу проходят встречи (во время которых упускаются многие детали), на ходу совершают важные деловые звонки, по дороге домой решаются ещё какие-то вопросы, и даже в течение встреч способны отвечать на деловые письма. Эти люди не делят дел на важные и ненужные, хватаются за все подряд, и именно такой подход можно назвать их основной ошибкой. Как правило, все документы находятся в беспорядке, важные встречи пропускаются по забывчивости, важные детали задач тоже могут быть упущены. Может ли в этой ситуации хоть одна задача быть решена продуктивно?

Нет проблем, я сделаю!

Не все умеют говорить «нет», хотя научиться этому необходимо. В противном случае вас могут буквально завалить делами. Работы, как правило, хватает у всех, но есть люди, которые не прочь часть работы перекинуть на тех, безотказных, кто не в состоянии сказать «нет». И что получится в итоге? Сотрудники пойдут домой по окончании рабочего дня, а у вас не только взятые на себя поручения не выполнены, но и своя работа не закончена. В результате вы будете в офисе работать до поздней ночи, либо дома нервничать за невыполненные обещания. Научитесь говорить «нет» в тех случаях, когда у вас нет возможности выполнить просимое. И не забывайте, что вы не робот, и работать без отдыха вам нельзя, потому что вы моментально перестанете быть ценимым специалистом.

Продуктивность – такой вопрос, когда всегда можно что-то добавить или изменить, или пересмотреть. Факторы, которые могли бы улучшать эффективность работы, тоже могут меняться со временем, характером выполняемой работы, личностью человека. Проще говоря, вопрос продуктивности и эффективности очень индивидуален, каждый сам должен определить для себя факторы, мешающие ему быть максимально продуктивным, а определив, заняться их решением и двигаться вверх. Нет предела совершенству!

А вы знаете, что вам мешает эффективно жить и работать? Как повысить продуктивность?