Как остановить поток входящих задач и навести порядок в делах
Недавно, общаясь с приятелем, я услышал от него, что он очень озабочен тем, что рабочих заданий становится все больше и больше, а в последнее время ежедневных задач поступает больше, чем он может выполнить за рабочее время. В результате отложенные дела накапливаются с каждым днем, увеличивается хаос, и он не видит путей выхода из сложившейся ситуации. Действительно, ситуация не редкая, и вопрос ее разрешения очень актуален. Чувство бессилия перед все увеличивающимся количеством входящих задач знакомо многим. Ниже приведены 5 советов по разрешению подобных ситуаций.
1. Прежде всего нужно остановить входящий поток. Поток входящих задач схож с работающим механизмом, а перед разборкой механизма, естественно, требуется его остановка. Пока входящие задачи поступают к вам в прежнем темпе, вы не сможете разобрать отложенные дела и навести порядок. Остановите поступление входящих задач, возьмите тайм-аут. Вы сконцентрируетесь на выполнении текущих дел и спокойно его разберете. Вам потребуется собрать все отложенные задачи в один список, и не принимать новые, пока весь список не будет выполнен. Ваш список будет нормален в том случае, когда вы четко представляете себе последовательность действий, контролируете ход дела и ощущаете удовлетворение от работы. Вообще-то удовлетворение от выполняемой работы должно быть поставлено на первое место, оно очень важно и для вашего самоощущения, и для эффективности работы.
И не следует думать, что ваш тайм-аут в пару дней приведет к глобальному кризису компании, этого не будет!
2. Далее вам необходимо провести оценку временных затрат для каждой задачи. Конечно, вам нет нужды рассчитывать время с точностью до минуты, но определенный временной интервал нужно себе представлять. В результате вы можете получить, что на выполнение всего списка вам потребуются один-два рабочих дня, а может быть, и пара месяцев. Суть в том, чтобы вы четко представляли, сколько времени вам потребуется, чтобы “разгрести” накопившийся завал. Если время вашего тайм-аута и время, необходимое на выполнение дел, не соизмеримы, то список должен быть оптимизирован.
3. Оптимизация списка не так проста, как это может показаться. Причина в том, что для оптимизации необходима тщательная и взвешенная оценка каждого дела.
- Делегируйте другим те дела, которые вы считаете возможными для исполнения сотрудниками. Делегируйте даже в том случае, если у вас есть сомнения, только не забудьте поставить их исполнение на контроль.
- Разбейте дела на группы по подобию. Выполнение нескольких подобных дел (обработка почты, например) подряд сэкономит немало времени.
- Проведите сортировку дел по степени срочности. Отложите те, сроки которых можно перенести. Встречи с клиентами распределяйте равномерно. Даже при выполнении очень срочных задач у вас должно оставаться время для маневра.
- Аннулируйте дела, утратившие актуальность. Безжалостно исключайте из списка задачи, если сомневаетесь в их целесообразности.
4. Оставшиеся дела рассортируйте по времени их выполнения, и прежде всего завершайте наиболее короткие. Выполните последовательно все дела, требующие времени в пределах получаса или часа. После их выполнения ваш список будет выглядеть более реалистичным и приемлемым для завершения в намеченные сроки. В некоторых случаях будет возможно возобновление потока входящих задач. Оставшиеся в списке задачи рекомендуется распланировать таким образом, чтобы гарантированно уложиться в намеченные сроки. Не забудьте, что вам необходим “страховой резерв” времени около 15-20% от намеченного.
5. Откажитесь от жесткого планирования на данном этапе, оно хорошо лишь при стабильном контроле. В текущий момент у вас экстренная ситуация, требующая времени и некоторой доли вольности, в противном случае можно оказаться в исходной точке. Сейчас вам необходимо последовательно, спокойно и тщательно выполнять дела из списка. Не забывайте: одно дело в единицу времени.
Главное — это понять, что необходимый тайм-аут для приведения дел в порядок вполне ВОЗМОЖЕН.
Эффективность выполнения пяти приведенных советов доказана практикой. Но текущая работа должна планироваться так, чтобы завалы не создавались, и не приходилось решать вопросы о методах их “разгребания”.
Вам известны способы построения такого метода работы?
