Как беспорядок влияет на продуктивность и что с этим делать
Вы когда-нибудь обращали внимание на то количество вещей на рабочем столе, накапливающихся с огромной скоростью и не требующихся в процессе дела, которым вы в данный момент заняты? Существует определенный «джентельменский набор» — бокал с остывшим чаем, зарядник для мобильника, футляр для очков, бумаги, не нужные в данный период, записная книжка (неважно, бумажная или электронная)… Список можно продолжить, но в дополнение к этим часто встречающимся на столах вещам каждый может добавить что-то ещё, в зависимости от своих вкусов и привычек. Казалось бы, ничего страшного в этом нет, если габариты рабочего стола оставляют достаточно места для работы, но не все так просто! Предметы, не участвующие в процессе конкретного дела резко снижают результативность работы. В этой статье анализируется данная проблема, и приводятся советы по ее решению.
Как рождается беспорядок
У большинства людей в большей или меньшей степени, но присутствует черта характера, за которую человека иногда называют Плюшкиным. Трепетное отношение к вещам (нельзя выбрасывать эту коробку, а вдруг пригодится?) принимает размеры, намного превосходящие разумные пределы и, к огромному сожалению, уже преобладает над трепетным отношением к людям.
Примеров сохранения ненужных уже вещей можно привести множество – от изжившей свой век одежды (эту ветровку можно ещё зашить и покрасить, а я все равно хотела похудеть) до различных упаковочных предметов (баночек и коробочек – в этой я буду хранить соль, смотри, какая красивая, а в этом пластиковом корытце будет стоять вода для кошки), благо, что сейчас в магазинах такая тара, что действительно радует глаз. Дело в другом – ветровка все равно будет висеть в шкафу незашитая и непокрашенная (а может быть, и на вешалке у двери), а у кошки есть своя посуда. Но таков уж менталитет многих людей – как же можно выбросить вещь, которую ещё можно было бы использовать?
Корни беспорядка кроются именно здесь, в «синдроме Плюшкина».
В Йельском университете были проведены исследования, результат которых говорит о том, что за расставание с вещами и за телесную физическую боль отвечает одна и та же область головного мозга – островок и передняя часть поясной извилины. Из этого следует, что чем дороже предмет (высокая начальная цена, долгое использование, приятные воспоминания и пр.), тем сложнее процесс расставания. Кроме того, привязанность к предмету усиливают осязательные ощущения. С предметами одежды или вещами, которые бывали в наших руках гораздо сложнее расстаться, чем, например, с электронными файлами (имеется в виду такие файлы, информация на которых устарела и впредь не потребуется).
Был проведен простой эксперимент, в ходе которого участникам раздали чашки, попросив подержать их в руках, а потом чашки приняли участие в аукционе. Значение физического контакта полностью подтвердилось. Чем дольше чашка была в руках у человека, тем большую сумму он готов был за нее заплатить.
Эта особенность людской психики нередко используется в магазинах. Вам будут настойчиво предлагать подержать товар в руках, пока сотрудник будет рассказывать вам о его преимуществах, так как знают, что вероятность покупки повышается в разы после непосредственного физического контакта.
Вывод: причина беспорядка кроется в двух особенностях человеческой психики – физиологической (расставание с вещью человек может воспринимать, как физическую боль, так как активируется та же область головного мозга) и психологической (физический контакт способствует формированию привязанности к вещи). В результате не только на рабочем столе, но и в помещении (жилом или офисном) скапливается немалое количество ненужных вещей.
Влияние беспорядка на человека
Беспорядок, где бы он ни был, на рабочем столе, в шкафу или комнате резко снижает концентрацию внимания и, как следствие, продуктивность деятельности. Это подтверждено учеными Принстонского университета, проведшими ряд экспериментов по результативности труда при четко организованном рабочем месте и в обстановке беспорядка. Кроме того, выяснилось, что беспорядок, помимо снижения внимания и продуктивности, нередко приводит к стрессам.
Помните поговорку «за двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь»? Когда человек стремится выполнить два или больше дел одновременно, вряд ли хотя бы у одного из них будет отличный результат, поскольку такая многозадачность буквально парализует наш мозг. Аналогично этому, вследствие беспорядка наступает паралич продуктивности.
Следует отметить, что «электронный беспорядок» (огромное количество иконок на рабочем столе, не требующиеся открытые вкладки, неразобранная почта) выбивает из колеи не меньше, чем беспорядок физический.
Марк Хёрст, основатель компании в сфере маркетинга и продуктивности человека, он же автор книг о цифровой грамотности, говорит, что хаос в файлах компьютера влияет на продуктивность точно так же, как и физический беспорядок в офисе или квартире. И то, и другое не дает возможности качественной обработки информации, способности ее запомнить и проанализировать, человек также не способен быстро переключиться с одной задачи на другую.
Способ избавления от беспорядка
Как же избавляться от беспорядка? Большинство сразу ответят: взять себя в руки и провести генеральную уборку. Это верно, но… только на некоторое время. Беспорядок – следствие некоторых привычек и черт характера, а чтобы устранить следствие «на корню», следует избавляться от причин, его породивших.
Несколько этапов для воцарения порядка
- Прежде всего нужно избавиться от некоторых черт Плюшкина. Не следует покупать вещей больше, чем требуется, «про запас», тем более, что на постсоветском пространстве период дефицита, кажется, канул в вечность. Установите для себя лимиты действительно нужных вещей на текущий момент. Это касается не только реальных товаров, но и цифровых файлов и контактов – не следует накапливать друзей в социальных сетях сверх тех, с кем вы действительно намерены общаться, не следует скачивать некие фильмы или тексты с намерением посмотреть «когда-нибудь» (лучше добавьте интересующую страничку в закладки), удалите отработанные файлы (черновики, дубли картинок в различных папках и пр.), разложите файлы по соответствующим папкам, не создавайте электронного бардака!
- Разумный минимализм. Нет, данная статья не призывает всех к жесткому аскетизму. Речь вот о чем: любая женщина подтвердит, что шкафов в квартире (независимо от их количества и объема) всегда не хватает, любой отпускник знает, что чемодан всегда тяжел, хотя взято, на первый взгляд только то, что может понадобиться (но сколько из взятого ни разу не достается из чемодана за весь отпуск?). Держите в шкафу, который постоянно используете, те вещи, которые необходимы в данный сезон, а остальные сложите в кладовку или другое удобное место. Не берите в отпуск все то, что «может пригодиться», возьмите то, что действительно потребуется. Кстати, проводя ревизию шкафов от сезона к сезону, вы сможете своевременно избавляться от ставших ненужными вещей. Если вам жалко выбросить ещё вполне приличную вещь, но вам она не нужна, то в благотворительных организациях ее с удовольствием примут.
- Регулярно устраивайте «шмон». И в ящиках рабочего стола, и в домашних шкафах постепенно скапливаются вещи, засунутые туда впопыхах, и лежат нередко годами без использования. Проводите регулярные осмотры содержимого шкафов и ящиков с целью наведения порядка.
- Каждой вещи – свое место. Казалось бы, что это утверждение известно всем и все (в меру своих сил) его соблюдают. Хочется только сказать, что утверждение должно быть исполняемо по отношению ко всему, даже к абсолютным (на первый взгляд) мелочам. Поработали с ручкой и бумагой – поставьте ручку обратно в канцелярский прибор, прочли книгу – не оставляйте на диване или журнальном столике, поставьте на полку. Тоже самое можно сказать о цифровых продуктах – не оставляйте скачанные файлы на рабочем столе, переместите в соответствующую папочку. Ревизии электронных файлов также необходимы – удаляйте ненужное, сортируйте материалы по папкам, своевременно реагируйте на почту.
- Выработайте привычку к порядку. У нас у всех есть привычки, не исполнение которых влечет серьезный дискомфорт, например, умывание и чистка зубов. Устройте генеральную уборку помещения и своей виртуальной реальности и сосредоточьтесь на очень приятном ощущении от проделанной работы и ее результата. Вы почувствуете, насколько захочется делать что-то, решать какие-то задачи, вдохновение приходит, как по волшебству. Постарайтесь сохранить это ощущение в памяти, и не забывайте, что путь к постоянному порядку не так уж и сложен, следует только возвращать каждую вещь после использования на отведенное ей место и регулярно осуществлять ревизии своих вещей. Поначалу вам, возможно, придется следить за этим, может быть, даже отмечать в своем to-do листе, но скоро подобный ход вещей станет таким обычным, как утреннее умывание, а ручка, оставленная валяться на рабочем столе, будет способна вызвать дискомфорт. Результат вашей деятельности не замедлит сказаться, и вы будете удивлены, насколько серьезно может влиять даже небольшой беспорядок на результаты любой работы.
О творческом беспорядке
Хочется сказать, что правил без исключений не бывает. Есть исключения и в утверждении, что беспорядок резко отрицательно влияет на продуктивность работы. Существует небольшой процент людей, для которых беспорядок является признаком кипучей деятельности. Обычно такой беспорядок называют «творческим». Например, стол известного Алана Тьюринга всегда был завален хаотично разбросанными бумагами, а пришедшую мысль он мог записать на каком-нибудь клочке. Для него беспорядок являлся секретом продуктивной мысли.
Но следует все же отметить, что таких неординарных личностей немного. Подавляющее большинство людей внимательно и продуктивно работают лишь при наведенном порядке.
Изменилось ли ваше отношение к беспорядку?
