Прокрастинируем правильно — как стать продуктивным, откладывая задачи





prokrastiniruem-pravilno-kak-stat-produktivnym-otkladyvaya-zadachi-3

Прокрастинация — абсолютно отрицательное и вредное психологическое явление; ее причина лень, а следствие — пустое времяпрепровождение. Именно так считает большинство людей, которые убеждены, что с прокрастинацией нужно беспощадно бороться всеми доступными способами. Такое же мнение можно встретить и на многочисленных сайтах, посвященных психологическим проблемам и разумной организации труда и отдыха. Но что, если посмотреть на прокрастинацию под другим углом зрения? Может ли она оказаться не настолько плохой и, при определенных условиях, даже повышать продуктивность?

Почему человек прокрастинирует?

prokrastiniruem-pravilno-kak-stat-produktivnym-otkladyvaya-zadachi

Прокрастинация является следствием работы двух противодействующих отделов мозга — лимбической системы, включающей в себя центр удовольствия, и префронтальной коры, отвечающей за планирование будущего. Лимбическая система провоцирует человека на получение удовольствия “здесь и сейчас”, префронтальная кора заботится о будущих благах..

Тимоти А. Пичил (Timothy A. Pychyl), доктор философии и автор Дайджеста прокрастинации, считает, что именно в функциях префронтальной коры заключено все отличие человека от животных, которые живут исключительно рефлексами. Но у человека, к сожалению, есть отделы мозга более слабые, так что ему приходится контролировать себя, чтобы действовать разумно.

При ослаблении самоконтроля лимбическая система празднует победу, вынуждая человека отказываться от трудоемких и сложных задач, — лишь бы сейчас было хорошо, а дальше “видно будет”.

Так что, прокрастинация имеет биологическую основу. Джордж Эйнсли (George Ainslie), экономист, относительно прокрасттинации сказал, что это “базовый импульс человека”.

Виновник прокрастинации — страх?

prokrastiniruem-pravilno-kak-stat-produktivnym-otkladyvaya-zadachi-4

Пол Грэхем (Paul Graham), инвестор и предприниматель, считает, что прокрастинация — это много больше, чем обычное откладывание дел. Он отмечает страх человека перед масштабными проектами. Трудоемкие, требующие инновационного подхода, проекты вселяют настоящий ужас перед их выполнением.

Вы, наверное, не единожды замечали, что, планируя приступить к выполнению такого масштабного проекта, вы бываете окружены массой мелких и, как кажется, неотложных дел. Вы намерены приступить к написанию романа, который задумали уже давно, и вдруг вспоминаете, что вы обещали пару-тройку отзывов, у вас была запланирована небольшая статья, да и порядок в документах (неважно, электронных или бумажных) пора уже наводить. Причем подобные дела, в некоторых случаях действительно необходимые, будут у вас появляться изо дня в день, и точно также изо дня в день будет откладываться начало работы над романом.

Эта ситуация — результат работы лимбической системы, которая подобным образом старается уберечь вас от панического страха перед серьезной задачей.

Журнал New Yorker опубликовал статью Джеймса Суровецки (James Suroweicki), в которой говорится, что человек, стараясь уберечь себя от потерь и полного краха, на подсознательном уровне создает ситуации, препятствующие началу работы над масштабным проектом; в результате чего успех запланированного проекта абсолютно нереален.

Следует ли лечить прокрастинацию?

Прокрастинация бывает различных видов, некоторые из которых можно отнести к полезным. В общем случае выделяют три вида:

  • когда вы вообще не заняты выполнением задач;
  • когда выполняете менее важные задачи;
  • когда вы выполняете важные задачи, но не те которые запланированы.

Понятно, что второй и третий виды прокрастинации более выгодны. Если вы отложите на некоторое время ответы по e-mail или не очень срочную домашнюю деятельность, и займетесь выполнением более важной для вас на данный момент задачи, то этот вариант можно считать положительным.

prokrastiniruem-pravilno-kak-stat-produktivnym-otkladyvaya-zadachi-5

Профессор Джон Перри (John Perry) из Стенфордского университета опубликовал в Huffington Post свою работу, в которой говорит о двух видах прокрастинации, помогающих увеличить продуктивность.

Первый вид обусловлен перфекционизмом (уверенность, что наилучший результат достижим). По мнению Джона Перри, многие прокрастинаторы являются перфекционистами. Если они очень хотят выполнить задачу идеально, но завтра, а не сегодня, то это откладывание может дать положительный результат.

Если задача отложена до самого последнего момента, но выполнена тщательно и адекватно, то не придется дорабатывать ее много раз из-за различных мелочей, стремясь достичь абсолютного идеала, которого не существует.

«Да, я прокрастинатор, но я перфекционист! Я выполню эту задачу настолько хорошо, насколько только возможно, но не сегодня!»

Второй положительный вид прокрастинации заключается в умении отличать важное от второстепенного. Откладывание задач на неопределенное время иногда приводит к тому, что необходимость их выполнения пропадает сама собой, в результате на их выполнение не затрачивается время.

Полезная прокрастинация

prokrastiniruem-pravilno-kak-stat-produktivnym-otkladyvaya-zadachi-2

Существует несколько теорий, применение которых позволяет использовать прокрастинацию и получать положительные результаты. Одна из них — мысль о двух разновидностях “хорошей” прокрастинации, или полезном откладывании дел.

Суть этой мысли в том, что откладывая мелкие дела, вы посвящаете свое время выполнению действительно важных задач.

Одним из видов отвлекающих от основной задачи дел являются поручения. Это просто классика уводящих в сторону от основной задачи забот. Как правило, поручения (или подавляющую их часть) могут выполнять все сотрудники, а основную стоящую перед вами задачу, — вы один. В данном случае, откладывая поручения и занимаясь своим основным делом, вы поступаете правильно.

Ещё одна суть “полезной” прокрастинации в том, что вы откладываете выполнение важной задачи, потому что знаете — по истечении некоторого времени вы выполните ее качественнее и с меньшими временными затратами. Ваш эмоциональный настрой на серьезную работу имеет большое значение.

Когда к вам приходит вдохновение для работы над серьезным проектом, совершенно неразумно растрачивать время на выполнение мелких, зачастую не очень важных, дел, тем более, что их выполнение может взять на себя практически любой другой сотрудник. Конечно, длительное игнорирование возложенных на вас мелких дел может привести к хорошему “завалу”, однако, отлично выполненный серьезный проект чаще всего того стоит.

Работа над серьезными проектами в моменты вдохновения приносит большое удовольствие, и ваша лимбическая система не выкажет никаких возражений против такой работы.

Структурированная прокрастинация

Структурированная пркрастинация — ещё одна разновидность полезного откладывания дел по методу “хорошей” прокрастинации, по мысли Джона Перри.

Структурированная прокрастинация является отличной стратегией, говорит Джон Перри, увеличивающая эффективность работы. Её основой является уже упомянутый выше страх перед масштабными проектами.

Чаще всего при составлении списка дел сначала отмечаются важные дела. Но вы, прокрастинируя, приступаете к выполнению дел, идя по списку снизу вверх, в результате чего на выполнение основных задач не остается ни времени, ни сил.

Идея Джона Перри заключается в обмане самого себя — нужно разместить в начале списка действительно сложные дела, но не имеющие первостепенной важности.

Такая психологическая уловка известна с 1930 года, о ней говорил Роберт Бенчли (Robert Benchley):

Человеку доступно выполнение больших объемов работы, но при одном условии, что это не та работа, выполнение которой необходимо в данный момент.

Психолог Стил Пирс (Piers Steel) из университета Калгари заявляет, что прокрастинаторы давно поняли полезность такого самообмана и сумели сделать его привычкой.

Прокрастинация, работающая на вас

Здесь приведены несколько советов, выполнение которых позволит заставить прокрастинацию приносить вам пользу.

Начните с подготовки

Нет ничего удивительного в том, что вас пугает начало выполнения сложной работы. Как говорилось выше, это особенность работы мозга. Если же страх вынуждает откладывать выполнение задачи на длительный срок, а время меж тем уходит в никуда, займитесь выполнением мелких дел, необходимых на подготовительном этапе для работы над проектом. В ходе выполнения этих подготовительных дел ваш страх уменьшится или пропадет совсем.

Если у вас есть возможность привлечь другого человека для сотрудничества, то это тоже поможет преодолеть начальный страх.

Составьте список дел с учетом собственных эмоций

Предложение Джона Перри (структурированная прокрастинация) вполне работоспособно. Настройте список дел “под себя” — поставьте первыми пунктами сложные задачи, время выполнение которых может потерпеть.

В этой хитрости главное то, чтобы вы не обманывали себя относительно важности записанных первыми задач, тогда у вас появится желание выполнения других дел из списка, в числе которых и окажутся ваши “монстры”.

Два работающих правила

Писатель Рэймонд Чандлер (Raymond Chandler) принял для себя два очень интересных работающих правила, позволяющих с желанием приступить к работе. В установленные часы, которые он посвящает работе ( для него это четыре часа в день), он следует принципам:

  1. Не можешь писать — не пиши.
  2. Не пишешь — не делай ничего другого в это время.

Провести четыре часа, совсем ничего не делая, не просто скучно, а часто просто не под силу. Результат: Рэймонд Чандлер — очень продуктивный писатель.

Потребуйте от себя большего

prokrastiniruem-pravilno-kak-stat-produktivnym-otkladyvaya-zadachi-1

По мнению Джона Перри прокрастинатор всегда стремится уменьшить взятые на себя обязательства, считая, что чем меньше будет запланированных задач, тем выше процент выполнения.

Такой подход ликвидирует основную причину прокрастинации, считает Джон Перри, но при этом выбор между важными и второстепенными делами отсутствует. Малое количество задач в итоге приводит к тому, что прокрастинатор вообще ничего не делает.

Эта дорога не к эффективности, а к растительному существованию.

Вывод: в большей или меньшей степени прокрастинация присуща всем людям, но при правильном подходе она вполне может повышать эффективность.